Was dir deine alte Agentur schuldet: Das Übergabepaket beim Shopware-Wechsel

Der Anruf kommt meistens zwei Wochen nachdem der Vertrag mit der alten Agentur gekündigt wurde. „Wir haben jetzt den Zugang zum Server, aber irgendwie fehlt uns das Repository. Und im Shopware-Account stehen die Plugins noch auf die Agentur.”

Ab da wird es unangenehm, denn die Verhandlungsposition ist weg. Solange du noch Kunde bist, hat die alte Agentur ein Interesse an einem sauberen Abschied. Danach steht sie auf einer Rechnung, die niemand mehr zahlen will.

Ein Agenturwechsel scheitert fast nie an der Technik. Er scheitert an dem, was du dir vorher nicht hast geben lassen.

Der wichtigste Punkt steht im Vertrag, nicht im Code

Bevor du über Zugänge redest, klär die Rechtefrage. In Deutschland bleibt das Urheberrecht am Code immer beim Entwickler, übertragbar sind nur Nutzungsrechte. Wenn in deinem Vertrag nichts Ausdrückliches steht, greift die Zweckübertragungslehre nach § 31 Absatz 5 Urheberrechtsgesetz: Du bekommst im Zweifel nur ein einfaches Nutzungsrecht für genau den Zweck, für den die Software gebaut wurde.

Was das praktisch heißt: Betreiben darfst du deinen Shop. Ob du den individuellen Code auch von einer anderen Agentur weiterentwickeln lassen darfst, ist ohne ausdrückliche Regelung ein echtes Fragezeichen. Genau daran hängen manche Agenturen ihre Kunden auf.

Fünf Punkte gehören deshalb ausdrücklich in jeden Entwicklungsvertrag: Umfang der Nutzungsrechte, ob sie einfach oder exklusiv sind, das Recht zur Bearbeitung, das Recht zur Weitergabe an Dritte und eine ausdrückliche Pflicht zur Herausgabe des Quellcodes. Fehlt der Punkt „Bearbeitung”, kann dir formal jemand die Weiterentwicklung verbieten.

Das ist ein rechtliches Thema und wir sind keine Anwälte. Wenn bei dir Geld in Individualentwicklung steckt und der Vertrag dazu schweigt, lass einen Fachanwalt für IT-Recht drüberschauen, bevor du kündigst. Diese eine Stunde ist gut investiert.

Das Übergabepaket: was du dir konkret geben lassen musst

Schreib das in die Kündigung oder in eine Übergabevereinbarung, nicht in eine freundliche E-Mail. Fordere es schriftlich und mit Frist.

1. Vollständiges Git-Repository mit Historie. Nicht ein ZIP mit dem aktuellen Stand. Die Historie ist der Unterschied zwischen „wir sehen, warum das so gebaut wurde” und „wir raten”.
2. Server- und Hosting-Zugänge. SSH, Datenbank, Panel. Und die Info, wer Vertragspartner beim Hoster ist. Wenn der Vertrag auf die Agentur läuft, brauchst du eine Umschreibung, keinen Zugang.
3. Domain-Verwaltung. Der Punkt, der am längsten dauert. Prüfe im Zweifel per Whois, wer als Inhaber eingetragen ist.
4. Shopware-Account und Lizenzen. Dazu gleich mehr.
5. Zugänge zu Drittsystemen. Payment-Provider, Versanddienstleister, ERP, Newsletter-Tool, Google-Dienste. Meistens hängt mindestens ein Dienst an einer Agentur-Mailadresse.
6. Deploy- und Build-Prozess. Wie kommt Code auf den Server? Ohne diese Information darf die neue Agentur nichts anfassen.
7. Dokumentation der Eigenentwicklungen. Realistisch bekommst du selten etwas Gutes. Frag trotzdem, und frag nach einem Übergabetermin mit dem Entwickler, der es gebaut hat. Eine Stunde Gespräch ersetzt zwanzig Seiten Papier.
8. Backups. Ein aktuelles vollständiges Backup, das du selbst verwahrst.

Der Shopware-Account ist der Punkt, der am häufigsten schiefgeht

Viele Händler wissen nicht, dass ihre Plugin-Lizenzen im Account der Agentur liegen statt im eigenen. Wenn der Vertrag endet, endet damit auch der Zugriff auf Updates für genau die Erweiterungen, die deinen Shop am Laufen halten.

Shopware sieht dafür zwei saubere Wege vor. Entweder überträgst du Lizenzen direkt zwischen Accounts, dafür brauchst du die Kundennummer des Ziel-Accounts, den Firmennamen und den Ansprechpartner. Oder, und das ist der Weg, den wir grundsätzlich empfehlen: Der Account gehört dir als Händler, und deine Agentur bekommt über die Zugriffsverwaltung in deinem Shopware-Konto nur die Rechte, die sie zum Arbeiten braucht. Sie kann Plugins mieten und kündigen, du behältst die Kontrolle und siehst jederzeit, was läuft.

Wenn dein Shopware-Account heute nicht auf deine Firma läuft, ist das der erste Punkt, den du änderst. Unabhängig davon, ob du wechseln willst.

Die Reihenfolge, in der du vorgehst

Reihenfolge ist hier wichtiger als Tempo.

Erstens: Bestandsaufnahme, solange das Verhältnis noch intakt ist. Lass dir eine Liste aller Systeme, Zugänge und Verträge geben. Formuliere es als Inventur, nicht als Misstrauensbekundung.

Zweitens: Rechte und Verträge prüfen. Nutzungsrechte, Hosting-Vertragspartner, Domain-Inhaber, Shopware-Account.

Drittens: Neue Agentur auswählen und eine technische Bestandsaufnahme machen lassen, bevor du kündigst. Eine seriöse Agentur sagt dir nach dieser Analyse auch, wenn ein Wechsel sich für dich nicht lohnt.

Viertens: Kündigen, mit schriftlicher Übergabeliste und Frist. Erst jetzt.

Fünftens: Übergabetermin mit beiden Seiten am Tisch. Eine Stunde, in der die alte Agentur die neue durch das System führt, spart dir später Tage.

Was passiert, wenn du es andersherum machst

Der häufigste Fehler ist die emotionale Kündigung. Irgendetwas ist eskaliert, der Ärger ist groß, die Kündigung geht raus. Und danach beginnt das Einsammeln von Zugängen bei jemandem, der keinen Grund mehr hat, dir zu helfen.

Der zweithäufigste Fehler ist die Annahme, dass Freundlichkeit reicht. Die meisten Agenturen übergeben ordentlich, wenn man sie sauber darum bittet. Aber „die meisten” ist keine Grundlage für eine Planung, an der dein Umsatz hängt. Schriftlich und mit Frist kostet dich nichts und schützt dich in genau den Fällen, in denen es eng wird.

Nach unserer Erfahrung dauert ein sauber vorbereiteter Wechsel zwei bis vier Wochen bis zur vollen Handlungsfähigkeit der neuen Agentur. Ein unvorbereiteter dauert Monate, und in der Zeit passiert am Shop nichts.

Wie wir bei BuI Hinsche übergeben

Wir bauen offen. Der Shopware-Account gehört dem Händler, das Repository liegt bei ihm oder ist ihm jederzeit zugänglich, Eigenentwicklungen sind normale Plugins ohne Verschlüsselung und ohne Lizenzbindung an uns.

Ehrlich gesagt ist das auch Eigennutz. Kunden, die jederzeit gehen könnten, aber bleiben, sind die besseren Kunden. Und wenn doch jemand geht, geht er sauber und empfiehlt uns trotzdem weiter. Wir haben in über 20 Jahren keine einzige Übergabe erlebt, bei der uns das geschadet hätte.

Wenn du gerade überlegst, ob ein Wechsel überhaupt fällig ist, schau dir die 12 konkreten Warnsignale an. Wenn du weißt, dass du wechselst, hilft dir die Agenturwechsel-Checkliste beim Ablauf. Und wenn du wissen willst, wie ein Wechsel ohne kompletten Neubau funktioniert: Wir machen vorab eine bezahlte Bestandsaufnahme und sagen dir danach ehrlich, ob sich der Aufwand für dich lohnt.