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1. Geschäftsmodell und Volumen
Erst klären, was das ERP überhaupt abbilden muss.
- Bist du B2B, B2C oder gemischt?
- Wie viele Bestellungen pro Tag in Hauptsaison, wie viele in Schwachsaison?
- Durchschnittlicher Auftragswert, durchschnittliche Positionsanzahl pro Auftrag?
- Wie viele aktive Kunden, wie viele Lieferanten?
- Gibt es Sonderprozesse (Abos, Konfigurationen, Custom-Aufträge)?
2. Stammdaten-Inventur
Was du heute hast und in welcher Qualität.
- Artikelstammdaten: Wo liegen sie, in welchem Format, wie viele?
- Pro Artikel: Titel, Beschreibung, Preise, Steuersätze, Bilder, EAN, Kategorien?
- Kundenstammdaten: Aktuelle Adressen, Kontakte, Konditionen, Liefer- und Rechnungsadressen?
- Lieferantenstammdaten: Bestellnummern, Konditionen, Bestellmindestmengen?
- Sind Duplikate, Tippfehler, Inkonsistenzen ein Thema?
3. Bestehende Prozesse
Was läuft heute wie, was soll sich ändern?
- Auftragsannahme: Telefon, E-Mail, Shop, Marktplatz, Außendienst?
- Versandvorbereitung: Wer pickt, wer packt, wer druckt Labels?
- Rechnung: Sofort, mit Auftrag, mit Lieferschein, am Monatsende?
- Mahnwesen: Automatisch, manuell, mit welchem Rhythmus?
- Reklamationen und Retouren: Wer bearbeitet, wo dokumentiert?
4. Lager- und Bestandslogik
Vom Hochregal bis zur Excel-Reservierung.
- Wie viele Lager (Hauptlager, Außenlager, Fulfillment)?
- Brauchst du Lagerplätze pro Artikel, oder reicht Bestand auf Lagerebene?
- Werden Bestände aktuell live geführt oder mit Verzögerung?
- Mindestbestand und Nachbestellpunkt definiert?
- Inventur: Stichtag, rollierend, automatisiert über Scanner?
5. Versand-Setup
Carrier, Tarife, Etiketten.
- Welche Carrier brauchst du (DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Spedition)?
- Tarife direkt mit Carrier verhandelt oder über Fulfillment?
- Labels werden in xentral erzeugt oder über Versandsoftware (Shipcloud, Sendcloud)?
- Verpackungsgrößen und Gewichte korrekt im Artikelstamm?
- Versandkostenlogik (Flatrate, gewicht-basiert, wertbasiert) klar?
6. Zahlung und Buchhaltung
Vom PSP bis zur DATEV-Übergabe.
- Welche Zahlungsdienstleister (PayPal, Mollie, Stripe, Klarna)?
- Bank-Import direkt in xentral oder über Online-Banking?
- Zahlungszuordnung automatisch (via Referenz, Mustererkennung) oder manuell?
- Buchhaltung: DATEV, Lexware, intern, externer Steuerberater?
- Skonto und Mahngebühren im Standard-Setup?
7. Benutzer und Rollen
Wer darf was im ERP sehen und tun.
- Wie viele Nutzer arbeiten gleichzeitig im ERP?
- Rollen klar getrennt (Lager, Buchhaltung, Vertrieb, GF)?
- Welche Daten müssen für bestimmte Nutzer ausgeblendet werden (Einkaufspreise, Konditionen)?
- Externe Zugriffe (Steuerberater, Logistiker) geplant?
- Zwei-Faktor-Authentifizierung und Audit-Log relevant?
8. Schnittstellen-Inventur
Was muss mit dem ERP sprechen.
- Shop-System (Shopware, Shopify, andere) und welche Daten gehen in welche Richtung?
- Marktplätze: Amazon, eBay, Otto, Kaufland, Manomano. Welche brauchst du, mit welchem Volumen?
- PIM-System für Produktdaten (Akeneo, eigene Lösung)?
- Buchhaltungssoftware: DATEV, Lexware, Sevdesk?
- Versandsoftware: Shipcloud, Sendcloud, eigene Anbindung?
9. Belege und Vorlagen
Wie sehen Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein aus?
- Eigenes Layout mit Logo, Schriftarten, Farben oder Standard-Vorlage?
- Sprachen: Deutsch reicht, oder mehrsprachig (Englisch, Französisch, weitere)?
- Mehrere Mandanten oder Marken aus einer xentral-Instanz?
- Pflichtangaben (Steuernummer, Handelsregister, AGB-Verweis) korrekt?
- PDF-Versand oder Druck im Lager?
10. Datenmigration
Was nimmst du mit, was lässt du zurück.
- Soll der gesamte Kundenstamm migriert werden oder nur aktive Kunden?
- Wie viele Jahre Bestellhistorie sind sinnvoll (DSGVO, Aufbewahrung, Performance)?
- Artikelstammdaten: Alle, nur aktive, nur Bestseller?
- Datenbereinigung vor dem Import (Duplikate, Inkonsistenzen)?
- Strategie für offene Posten und Restbestände im Altsystem?
11. Reporting und KPIs
Was willst du täglich, was wöchentlich, was monatlich sehen?
- Umsatz pro Tag, Woche, Monat, mit welcher Granularität?
- Lagerumschlag, Slow-Mover, Out-of-Stock-Alarm?
- Days-Sales-Outstanding (DSO), Mahnbestand, Umsatzanteile?
- Conversion zwischen Angebot, Auftrag und Rechnung (B2B)?
- Sind Auswertungen in xentral selbst ausreichend, oder brauchst du Power BI / Looker / eigenes BI?
12. Compliance und Backup
Pflichten, die kein Vertrieb dir verkauft.
- GoBD-Konformität geprüft, alle Belege revisionssicher archiviert?
- DSGVO-Prozesse (Auskunft, Löschung) definiert und delegiert?
- Backup-Strategie: Welche Frequenz, wer prüft Wiederherstellbarkeit?
- Aufbewahrungsfristen pro Beleg-Typ eingestellt?
- Notfall-Plan, falls xentral mal nicht erreichbar ist (Stunden, Tage)?
Du planst gleichzeitig einen Shop?
Shop-Gründungs-Checkliste
Wenn du parallel zum ERP auch einen neuen Shop planst, findest du hier die 12 Themen, die du vor dem ersten Klick klären solltest.
Checkliste ladenWir machen das Onboarding
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