Agenturwechsel-Checkliste: Übergabe ohne Reibung.
Sechs Themenblöcke, ungefähr 40 Punkte. Zum Ausdrucken, abhaken und an die alte Agentur weiterreichen.
Stand 2026
Diese Checkliste deckt das ab, was wir aus 20 Jahren Übernahme-Erfahrung als Mindestumfang gelernt haben. Geh sie zweimal durch: einmal allein, einmal mit deiner alten Agentur. Was nach der zweiten Runde noch fehlt, kostet später Zeit und Geld.
Tipp: Häkchen, die du nicht beantwortet bekommst, sind ein eigener Hinweis. Wenn deine alte Agentur fünf Punkte nicht nachvollziehen kann, ist genau das die Antwort.
Zugänge sichern
Bevor du ein Wort an die alte Agentur richtest, weißt du, welche Logins existieren und wer Zugriff hat.
- Hosting-Login (Maxcluster, Profihost, eigener Server, AWS, Cloud)
- Shopware-/Shopify-Admin auf Account-Ebene mit personalisiertem Login
- Datenbank-Zugang (mindestens lesend für das Audit)
- ERP-Login (xentral, tricoma, Pickware, eigene Lösungen)
- Domain-Registrar und DNS-Verwaltung
- Git-Repository (Bitbucket, GitHub, GitLab) inklusive CI/CD
- DNS-, SSL- und Mail-Konfigurationen sind dokumentiert
- 2FA wird nicht über das alte Agentur-Postfach geroutet
Dokumentation einsammeln
Was an Wissen vorhanden ist, kommt jetzt auf den Tisch. Was fehlt, wird notiert.
- README oder Onboarding-Wiki (falls vorhanden)
- Plugin-Liste mit Quellen: Store-Plugins, Eigenentwicklungen, Drittanbieter
- Übersicht aktiver Schnittstellen (Versand, Payment, Marktplätze, ERP)
- Custom-Code-Übersicht: Plugins, Theme-Hacks, Cronjobs
- Bekannte Workarounds, die nirgendwo dokumentiert, aber trotzdem in Betrieb sind
- Lizenz- und Verlängerungs-Daten der bezahlten Plugins
- DSGVO-Verarbeitungsverzeichnis und Auftragsverarbeitungs-Verträge
Tickets und Stand
Was läuft gerade? Was wartet? Was ist gerade halbfertig?
- Liste offener Tickets mit Priorität und letztem Status
- In Arbeit befindliche Aufgaben mit aktuellem Stand und nächsten Schritten
- Geschlossene Tickets der letzten 6 Monate (nur als Kontext)
- Bekannte Bugs ohne Ticket, mit Reproduktionspfad
- Geplante, aber nicht gestartete Themen mit Begründung der Verzögerung
- Liste aller laufenden Verträge und Sub-Dienstleister (Hosting, ERP, Versand-API)
Backups, Verträge, Sicherheit
Was passiert, wenn morgen etwas schiefläuft?
- Datum und Pfad des letzten verifizierten Backups
- Backup-Routine: täglich, wöchentlich, wo gespeichert, Aufbewahrungsdauer
- Restore-Test: wann zuletzt durchgeführt, wie lange hat es gedauert?
- Hosting-Vertrag und Laufzeit, Kündigungsfrist
- Plugin-Lizenzen mit Verlängerungs-Daten
- Domain-Vertrag und Renewal-Daten
- Datenschutz-Folgenabschätzung, falls für deine Branche relevant
Kommunikations-Setup
Wie reden wir miteinander, während die Übergabe läuft?
- Ansprechpartner alte Agentur (Name, Rolle, Kontakt) und Erreichbarkeit
- Kommunikations-Kanal für Übergabe (Slack, Teams, Mail, Tickets)
- Wer entscheidet bei Konflikten zwischen alter und neuer Agentur?
- Eskalations-Pfad bei akuten Problemen während der Übergabe
- Klare Zuständigkeit: ab wann übernimmt die neue Agentur welche Tickets?
Erste 30 Tage planen
Übergabe ist kein Knopfdruck. Diese Themen sortieren wir gemeinsam.
- Audit-Termin (1 bis 2 Wochen nach Start) festgelegt
- Schriftliche Audit-Roadmap mit Risiken, Sofort-Fixes, mittelfristiger Pflege
- Sofort-Fixes priorisiert und mit Aufwands-Spanne hinterlegt
- Erstes Status-Meeting nach 14 Tagen geplant
- Onboarding-Phase abgeschlossen, Übergang in Regelbetrieb dokumentiert
Was noch fehlt oder geklärt werden muss
Liste durch? Lass uns das Audit machen.
30 Minuten Erstgespräch, dann eine ehrliche Audit-Aufwands-Spanne. Audit gibt es als Festpreis ab 1.900 € netto, kein Vertrag im Vorfeld.