Wann sich Individualentwicklung rechnet: Die ehrliche Make-or-buy-Rechnung

„Das Tool kostet 400 Euro im Monat. Eine Eigenentwicklung kostet einmalig 25.000. Nach gut fünf Jahren haben wir das raus.”

Diese Rechnung haben wir schon oft gehört, und sie ist fast immer falsch. Nicht weil die Zahlen falsch sind, sondern weil auf der einen Seite Gesamtkosten stehen und auf der anderen nur der Kaufpreis.

Individualentwicklung hat keinen Endpreis. Sie hat einen Startpreis.

Der Rechenfehler, mit dem fast jede Entscheidung beginnt

Bei Business-Software entfallen über den gesamten Lebenszyklus meist 60 bis 80 Prozent der Kosten nicht auf die Anschaffung, sondern auf Betrieb, Support, Updates und Administration. Für selbst entwickelte Software liegen die laufenden Wartungs- und Supportkosten üblicherweise bei 15 bis 25 Prozent der ursprünglichen Investition, und zwar pro Jahr.

Nimm die 25.000 Euro von oben. Rechne 20 Prozent laufende Kosten dazu, also 5.000 Euro jährlich. Über fünf Jahre landest du bei 50.000 Euro statt bei 25.000. Das Standardtool mit 400 Euro monatlich kostet im gleichen Zeitraum 24.000 Euro.

Die Rechnung dreht sich damit komplett um. Und wir haben noch keine einzige Anforderungsänderung eingerechnet, keinen Serverumzug, keinen PHP-Versionswechsel, keinen Entwicklerwechsel.

Das heißt nicht, dass Individualentwicklung sich nie lohnt. Es heißt, dass sie sich aus anderen Gründen lohnt als aus Kostengründen. Wer Individualsoftware kauft, um Lizenzkosten zu sparen, kauft aus dem falschen Motiv.

Die drei Fragen, die vor jeder Rechnung kommen

Erstens: Ist der Prozess dein Wettbewerbsvorteil oder nur dein Alltag? Buchhaltung, Newsletter, Zeiterfassung. Das macht jeder, und du machst es nicht besser als andere. Kauf Standard. Wenn dein Prozess dagegen der Grund ist, warum Kunden bei dir kaufen und nicht beim Wettbewerb, wird es interessant.

Zweitens: Wie oft ändert sich die Anforderung? Ein stabiler Prozess, den du seit acht Jahren gleich fährst, ist ein guter Kandidat für Eigenentwicklung. Ein Prozess, der sich alle sechs Monate ändert, wird als Eigenentwicklung zum Fass ohne Boden. Bei Standardsoftware zahlt der Hersteller die Anpassung an neue gesetzliche Vorgaben, bei deiner Software zahlst du.

Drittens: Was passiert, wenn das System drei Tage steht? Wenn die Antwort „Umsatz steht still” lautet, brauchst du eine Betreuung mit Reaktionszeiten, und die gehört in die Rechnung. Bei Standardsoftware ist sie im Preis, bei Eigenentwicklung nicht.

Wann Standard gewinnt, und das ist häufiger als du denkst

Ehrlich gesagt raten wir in den meisten Erstgesprächen zur Standardlösung. Das ist geschäftlich unklug und trotzdem richtig.

Standard gewinnt, wenn eine fertige Lösung 80 Prozent deiner Anforderung abdeckt und die restlichen 20 Prozent Bequemlichkeit sind, keine Notwendigkeit. Der häufigste Fall bei uns: Ein Händler beschreibt eine sehr spezielle Anforderung, und nach zwanzig Minuten Nachfragen stellt sich heraus, dass sie so speziell nur ist, weil ein altes System es früher so erzwungen hat.

Standard gewinnt auch, wenn du gerade wächst. Solange sich deine Prozesse noch verändern, zementiert eigene Software einen Stand, den du in einem Jahr nicht mehr willst.

Und Standard gewinnt fast immer bei allem, was mit Recht und Steuern zu tun hat. Kassensysteme, Rechnungsstellung, Umsatzsteuer. Wenn sich die Rechtslage ändert, willst du nicht derjenige sein, der die Anpassung beauftragt und bezahlt.

Wann Individualentwicklung sich wirklich rechnet

Vier Situationen, in denen wir klar dazu raten.

Der Prozess ist dein Geschäftsmodell. Ein Hersteller, der konfigurierbare Produkte verkauft, braucht eine Konfigurationslogik, die zu seinen Produkten passt. Die gibt es nicht von der Stange, weil sie die Fertigung abbildet.

Du bezahlst gerade Menschen für Copy-and-paste. Der klarste Fall überhaupt. Wenn jemand täglich zwei Stunden Daten aus einem System in ein anderes überträgt, ist das bei einem Vollzeitgehalt grob überschlagen ein Fünftel einer Stelle. Über fünf Jahre rechnet sich fast jede Schnittstelle dagegen.

Standard gibt es, passt aber nur zu 40 Prozent. Wenn du mehr Zeit mit Workarounds verbringst als mit Arbeiten, hast du die Software längst bezahlt und nutzt sie trotzdem nicht.

Die Lizenzkosten skalieren mit deinem Erfolg, dein Nutzen aber nicht. Manche Tools rechnen pro Bestellung oder pro Nutzer ab. Wenn du dich verdreifachst, verdreifachen sich die Kosten, obwohl die Software genau dasselbe tut. Ab einer bestimmten Größe kippt die Rechnung.

Der dritte Weg, den die meisten übersehen

Make oder buy ist eine falsche Alternative. In der Praxis ist der beste Weg meistens: Standard kaufen und gezielt erweitern.

Bei Shopware heißt das konkret, den Core im Standard zu lassen und die Sonderlogik als sauberes Plugin danebenzustellen. Du bekommst die Updates des Herstellers, behältst deine Besonderheit und zahlst nur für den Teil, den es wirklich nicht gibt. Wir haben über 500 Plugins gebaut, mehr als 80 davon liegen im offiziellen Shopware Store, und der überwiegende Teil ist genau so entstanden: aus einer Kundenanforderung, für die es nichts Fertiges gab.

Wenn eine Anforderung mehrfach auftaucht, wird daraus ein Produkt, das andere mitnutzen. Dann teilen sich mehrere Händler die Wartungskosten, und aus Individualentwicklung wird faktisch Standard. Deshalb lohnt vor jedem Eigenbau der Blick in unser Plugin-Portfolio: Möglicherweise existiert deine Sonderlocke schon.

Was wir Kunden abraten

Zwei Dinge sagen wir regelmäßig ab.

Eigenentwicklung ohne geplante Betreuung. Software, die niemand pflegt, ist in drei Jahren ein Risiko und in fünf ein Sanierungsfall. Wenn im Budget kein Platz für laufende Pflege ist, ist auch kein Platz für Eigenentwicklung. Beides gehört zusammen, deshalb koppeln wir individuelle Software grundsätzlich an eine Betreuung.

Und Eigenentwicklung als Fluchtreflex. „Das Standardtool nervt” ist kein Anforderungsprofil. Bevor wir bauen, wollen wir wissen, welcher konkrete Arbeitsschritt wie viel Zeit kostet. Ohne diese Zahl gibt es keine Amortisationsrechnung, sondern nur ein Bauchgefühl mit Preisschild.

Wenn du bei deiner eigenen Rechnung unsicher bist: Bring die Zahlen mit, wir rechnen sie im Erstgespräch gemeinsam durch. Und wenn dabei herauskommt, dass ein Standardtool für 400 Euro im Monat reicht, sagen wir dir das auch.