Was kostet die Shopware-Wartung wirklich? Ehrliche Rechnung statt Stundensatz-Bingo

„Und was nehmt ihr pro Stunde?”

Diese Frage fällt in fast jedem Erstgespräch, in dem es um die Kosten der Shopware-Wartung geht. Verständlich, denn der Stundensatz ist die einzige Zahl, die sich bequem zwischen Anbietern vergleichen lässt. Nur taugt ausgerechnet diese Zahl am wenigsten. Was dich die Wartung deines Shops im Jahr wirklich kostet, entscheidet nicht der Preis pro Stunde, sondern die Zahl der Stunden. Und die steht in keinem Angebot.

Deshalb machen wir hier die komplette Rechnung auf. Mit unseren eigenen Preisen und dem, was drinsteckt, mit Marktpreisen als klar markierter Schätzung und mit dem Fall, über den keiner gern redet: dem Shop, der jahrelang gar nicht gewartet wurde.

Stundensatz-Bingo: ein Vergleich, der keiner ist

Angenommen, du holst zwei Angebote ein. Anbieter A ruft 95 € pro Stunde auf, Anbieter B 140 €. Klarer Fall, oder?

Eben nicht. Braucht A für ein Update sechs Stunden, weil er deinen Shop zum ersten Mal sieht, stehen 570 € auf der Rechnung. Kennt B den Shop in- und auswendig und ist in zwei Stunden durch, zahlst du 280 €. Der teurere Anbieter kostet dich weniger als die Hälfte. Deshalb nennen wir dieses Vergleichen intern Stundensatz-Bingo: Du kreuzt Zahlen an, deren Bedeutung du erst hinterher erfährst.

Fairerweise gehört dazu: Manchmal ist der günstigere Stundensatz wirklich die bessere Wahl. Für einen Standardshop ohne Eigenentwicklungen und für kleine, klar umrissene Aufgaben, in die sich niemand lange einarbeiten muss, spricht nichts gegen den 95-€-Anbieter.

Zur Einordnung trotzdem die Marktlage, grob überschlagen: Freelancer für Shopware-Arbeit liegen meist zwischen 80 und 120 € pro Stunde, Agenturen zwischen 120 und 180 €. Das ist keine Statistik, sondern das, was wir in Angeboten sehen, die Händler uns zum Vergleich mitbringen. Am Kernproblem ändern die Spannen nichts: Der Stundensatz misst den Preis der Zeit. Er sagt nichts darüber, wie viel Zeit dein Shop frisst.

Was Shopware-Wartung kostet, entscheidet der Zustand deines Shops

Die Stundenzahl hängt fast vollständig davon ab, wie gepflegt ein Shop ist.

Ein laufend betreuter Shop ist für sein Team Routine. Updates kommen in kleinen, planbaren Schritten, jede Sonderlocke ist bekannt, niemand muss sich erst einarbeiten. Ein Shop, der zwei Jahre nur auf Zuruf angefasst wurde, ist das Gegenteil: Jede bezahlte Stunde beginnt mit Verstehen und Aufräumen, erst danach fängt die eigentliche Arbeit an.

Wartungsrückstand funktioniert wie ein Dispokredit. Bequem in dem Moment, in dem du ihn nutzt, teuer über die Zeit. Und genau wie beim Dispo spürst du die Zinsen erst bei der Rückzahlung: beim nächsten großen Update, beim Plugin, das plötzlich nicht mehr mitspielt, beim Ausfall am Freitagnachmittag.

Die Frage nach dem Stundensatz ist deshalb die falsche Frage. Die richtige: Was kostet dich dein Shop pro Jahr, einmal gepflegt und einmal vernachlässigt gerechnet?

Die Rechnung: Pauschale, Zuruf, Nichtstun

Drei Varianten, einmal nebeneinandergelegt. Erst kompakt, dann im Detail.

• Pauschale: ab 599 € im Monat (Basis) oder ab 1.450 € (Professional), also ab 7.188 € beziehungsweise ab 17.400 € im Jahr. Im Notfall gelten feste Reaktionszeiten.
• Nach Aufwand: grob überschlagen 4.320 bis 5.760 € im Jahr bei drei bis vier Stunden Pflege monatlich. Im Notfall zahlst du extra, ohne zugesagte Reaktionszeit.
• Nichtstun: 0 € im Monat, bis die Aufarbeitung fällig wird, grob überschlagen fünfstellig. Im Notfall bist du allein.

Die Pauschale im Detail: Bei uns startet die laufende Betreuung im Basis-Paket bei 599 € im Monat, und damit die Zahl kein nacktes Preisschild bleibt wie der Stundensatz von eben, hier der Kern dessen, was drinsteckt:

• monatliche Sicherheits-Updates
• Minor- und Major-Updates eingeplant, inklusive Kompatibilitäts-Check
• Verfügbarkeits-Monitoring
• Reaktion auf Fehler-Tickets innerhalb eines Werktags
• 3 Stunden Anpassungs-Budget pro Monat
• Quartals-Review per Video

Updates spielen wir in jedem Paket ein, auch große Versionssprünge. Der Aufwand geht zuerst gegen das monatliche Stunden-Budget, alles darüber rechnen wir nach echtem Aufwand ab, mit Kostenrahmen und deiner Freigabe vorher. Professional legt Performance-Monitoring und 8 Stunden Entwicklungs-Budget im Monat obendrauf und verkürzt die Reaktionszeiten bei Störungen. Was in welchem Paket steckt, steht offen auf der Seite zur Shopware-Betreuung.

Nach Aufwand gerechnet: Setz grob überschlagen drei bis vier Stunden Pflege im Monat zu 120 € an, macht 360 bis 480 € monatlich und 4.320 bis 5.760 € im Jahr. Auf dem Papier günstiger als die Pauschale, und in einem ruhigen Jahr auch in echt. Das verschweigen wir nicht.

Der Haken steckt im Wort „ruhig”. Nach Aufwand heißt: Jede Störung kostet extra, jeder Notfall kommt obendrauf, und niemand schaut auf deinen Shop, solange du nicht anrufst. Ein einziger ausgewachsener Notfall mit Fehlersuche unter Zeitdruck kann den Preisvorteil eines ganzen Jahres auffressen. Die Pauschale ist deshalb kein Schnäppchen, sondern ein Deckel. Auf deinen Kosten und auf deinem Risiko.

Bleibt Nichtstun, die teuerste Variante, nur zeitversetzt. Wer die Wartung komplett streicht, spart die Kosten nicht, er stundet sie. Grob überschlagen landet die Aufarbeitung eines Shops, in den zwei, drei Jahre niemand reingeschaut hat, schnell im fünfstelligen Bereich: veraltete Plugins, übersprungene Versionen, ungetesteter Custom-Code, alles auf einmal. Zum Vergleich: Zwei bis drei Jahre Basis-Pauschale kosten ab 14.376 bis 21.564 €. Die Aufarbeitung kann also schnell in dieselbe Größenordnung laufen wie die Pauschale über den ganzen Zeitraum, nur ohne die Jahre Stabilität dazwischen. Welche stillen Posten sich in so einem Shop nebenbei aufsummieren, liest du im Beitrag über die sieben Kostenfresser eines ungewarteten Shops.

Unsere Haltung dazu ist klar: Planbarkeit ist beim Shop-Betrieb mehr wert als der letzte gesparte Hunderter. Wir kennen keinen Händler, der einen stehenden Shop gelassener nimmt als eine Monatsrechnung.

Diese Punkte müssen in jedem Wartungsangebot stehen

Egal ob du bei uns landest oder woanders: Mit dieser Liste prüfst du jedes Angebot, auch unseres. Fehlt ein Punkt, ist er nicht kostenlos, sondern taucht später als Extra-Rechnung auf.

• Updates mit Kompatibilitätstest. Nicht nur „wir spielen Updates ein”, sondern die Zusage, dass Plugins und Eigenentwicklungen vorher auf einer Testumgebung mitgeprüft werden.
• Backups mit Restore-Test. Ein Backup, das noch nie jemand zurückgespielt hat, ist eine Hoffnung, kein Sicherheitsnetz. Ins Angebot gehört, wer das wie oft testet.
• Monitoring. Wer merkt zuerst, dass dein Shop steht: dein Dienstleister oder deine Kunden? Die Antwort muss schriftlich im Angebot stehen.
• Reaktionszeit und Notfallregelung. Konkrete Zeiten, auch fürs Wochenende. Steht dazu nichts drin, gibt es im Ernstfall auch nichts.
• Umgang mit Bestands-Rückstand. Das Angebot muss klären, was mit dem Rückstand passiert, der heute schon in deinem Shop steckt. Pauschale und Aufarbeitung sind zwei Paar Schuhe.
• Preis-Logik. Was passiert, wenn das Monatsbudget nicht reicht, was verfällt, was kostet extra? An genau dieser Stelle entstehen die Überraschungen auf der Jahresrechnung.

Festpreis funktioniert nur mit Erfahrung

Neben der Pauschale gehört bei uns ein Zweites dazu: Festpreis vor Projektstart statt Stundensatz-Überraschung. Auch größere Arbeiten am Shop bekommen ihren Preis vorher, nicht hinterher.

Das geht nicht, weil wir mutiger wären als andere, sondern weil Kalkulation aus Erfahrung kommt: Nach 20 Jahren E-Commerce und über 1.000 Projekten wissen wir ziemlich genau, was ein Update im Normalfall kostet und wo es klemmen kann. Dieses Risiko preisen wir ein, statt es dir stundenweise weiterzureichen. Damit der Festpreis kein Lockangebot ist, gehören eine Pilotphase ohne Bindung und kostenlose Nacharbeit dazu, und du redest direkt mit dem Team, das an deinem Shop arbeitet; im Erstgespräch sitzt dir mit Matthias Hinsche der Geschäftsführer gegenüber.

Wann sich ein Wartungsvertrag für dich nicht rechnet

Hand aufs Herz: Es gibt Fälle, in denen wir dir keinen Vertrag verkaufen würden.

Ein kleiner Shop ohne Schnittstellen, mit einer Handvoll Standard-Plugins und überschaubarem Umsatz fährt mit Updates auf Zuruf oft günstiger. Klein heißt dabei wirklich klein: Sobald ein ERP wie xentral dranhängt, Schnittstellen zu Versand oder Buchhaltung laufen oder Eigenentwicklungen im Spiel sind, bist du aus dieser Kategorie raus. Genauso wenig lohnt ein neuer Vertrag für einen Shop, dessen Abschaltung oder Ablösung bereits beschlossen ist. Das wäre verbranntes Geld.

Eine Grenze hat auch die Pauschale selbst. Drin ist die laufende Pflege, nicht der aufgestaute Rückstand aus Jahren ohne Wartung und auch keine Migration auf eine neue Version. So etwas ist ein eigenes Projekt mit Bestandsaufnahme und eigenem Festpreis. Wer dir drei Jahre Rückstand nebenbei „in der Pauschale” abräumen will, hat entweder einen riesigen Puffer eingepreist oder wird nachfordern. Beides zahlst am Ende du.

Was du jetzt tun kannst

Vergleich keine Stundensätze, vergleich Jahreskosten. Zieh deine Shop-Rechnungen der letzten zwölf Monate, zähl alles zusammen, auch die Feuerwehreinsätze, und leg die Summe neben eine Pauschale. Erst dann siehst du, was dein Shop wirklich kostet.

Was in unseren Paketen steckt und was sie kosten, steht offen auf der Seite zur laufenden Betreuung. Und wenn du unsicher bist, in welcher Größenordnung dein Shop landet: Buch dir ein Erstgespräch. Eine ehrliche Einschätzung. Auch dann, wenn sie „du brauchst keinen Vertrag” lautet.