xentral-Onboarding in 30 Tagen: Ein realistischer Einführungsfahrplan

Dreißig Tage bis zum produktiven ERP klingt nach Verkaufsversprechen. Ist es auch, wenn man die Bedingungen weglässt.

Wir haben xentral-Einführungen erlebt, die in vier Wochen standen, und welche, die sich über ein halbes Jahr zogen. Der Unterschied lag fast nie an xentral. Er lag daran, wie gut die Vorarbeit war und wie viele Entscheidungen während des Projekts noch offen waren.

Hier ist der Fahrplan, der bei uns funktioniert, und die ehrliche Liste dessen, was ihn kippt.

Was in 30 Tagen realistisch ist

Realistisch ist: Ein Händler mit einem Verkaufskanal, sauberen Artikelstammdaten und einem klaren Versandprozess kann in vier Wochen produktiv gehen. Aufträge laufen ein, Belege werden erzeugt, Ware wird versendet, die Buchhaltung bekommt ihre Daten.

Nicht realistisch ist: Fünf Verkaufskanäle, mehrere Lagerorte, Fertigung, historisch gewachsene Artikelnummern und parallel ein Umzug der Buchhaltung. Wer das in 30 Tagen verspricht, verkauft dir einen Termin, keinen Plan.

Ehrlich gesagt ist die Zahl 30 auch weniger wichtig als das Prinzip dahinter: klein anfangen, produktiv gehen, dann ausbauen. Eine ERP-Einführung, die erst live geht, wenn alles perfekt ist, geht oft gar nicht live.

Die Vorarbeit, die vor Tag 1 erledigt sein muss

Der wichtigste Teil passiert, bevor jemand ein System anfasst. Drei Dinge.

Artikelstammdaten aufräumen. Eindeutige Artikelnummern, einheitliche Einheiten, saubere Varianten. Das ist unbeliebt, unspektakulär und der mit Abstand größte Hebel für den Projekterfolg. Wer mit unsauberen Nummern startet, verlängert jede folgende Phase.

Prozesse aufschreiben, wie sie wirklich laufen. Nicht wie sie laufen sollten. Wer packt? Wann wird die Rechnung erzeugt? Was passiert bei einer Teillieferung? Diese Beschreibung ist die Grundlage für die Konfiguration.

Eine Person benennen, die entscheiden darf. Der häufigste Grund für Verzug ist eine offene Frage, auf die zwei Wochen niemand antwortet.

Der Fahrplan: vier Wochen in Etappen

Woche 1: Aufsetzen und Stammdaten. System einrichten, Firmendaten, Steuersätze, Nummernkreise, Lagerorte. Import der Artikelstammdaten und ein erster Abgleich. Am Ende der Woche muss ein Artikel korrekt im System stehen, mit Preis, Bestand und Einheit.

Woche 2: Verkaufskanal anbinden. Die Verbindung zum Shop. Bestellungen kommen als Aufträge an, Bestände gehen zurück, Versandstatus und Tracking laufen in den Shop. Für Shopware 6 läuft das über Xentral Connect, nachdem die alte Legacy-Schnittstelle zum 31. März 2026 abgeschaltet wurde.

Woche 3: Beleg- und Versandprozess. Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung. Packprozess, Versanddienstleister, Etiketten. Hier fällt auf, ob die Prozessbeschreibung aus der Vorarbeit stimmt, denn spätestens beim ersten Testpaket zeigt sich die Wahrheit.

Woche 4: Parallelbetrieb und Go-live. Eine Woche lang echte Aufträge doppelt fahren, alt und neu, und täglich vergleichen. Erst wenn zwei, drei Tage sauber durchlaufen, wird der alte Weg abgeschaltet. Diese Woche ist die, die am häufigsten gestrichen wird, und die, deren Fehlen am teuersten wird.

Die Buchhaltungsanbindung Richtung DATEV setzen wir bewusst nach dem Go-live an. Sie ist wichtig, aber sie blockiert den Versand nicht, und sie braucht Abstimmung mit der Kanzlei, die selten in vier Wochen passt.

Welches xentral-Paket du wirklich brauchst

Ein Punkt, der Projekte ausbremst, wenn er zu spät auffällt. xentral rechnet nach Paket und zusätzlich nach Umsatz- und Versandvolumen ab, alle Pakete enthalten unbegrenzte Nutzer.

Launch startet bei 99 Euro im Monat und richtet sich an Startups mit kleinem Volumen (mit Mindestlaufzeit und Pflicht-Onboarding). Starter liegt bei 349 Euro und deckt bis zu 500 Aufträge im Monat ab, Business bei 649 Euro, Pro bei 849 Euro, Scale wird individuell kalkuliert. Zusätzliche Aufträge über dem Paketlimit rechnet xentral je Stück ab.

Die für die Planung entscheidende Grenze verläuft bei Business. Dort sind Xentral Connect, Automatisierungen, Pick & Pack, Retourenportal, Bankanbindung und API-Zugang enthalten. Wer eine Shopware-Anbindung über Connect plant, sollte deshalb nicht im Starter-Paket kalkulieren. Pro ergänzt unter anderem Angebote, Mahnwesen, Kostenstellen und Bestellvorschläge, was vor allem im B2B schnell relevant wird.

Unsere Empfehlung: Rechne das Paket nach dem Prozess, den du in Monat sechs brauchst, nicht nach dem in Woche eins. Ein Paketwechsel mitten im Projekt kostet mehr Nerven als die Differenz im Monatspreis.

Was den Plan zuverlässig sprengt

Unsaubere Artikeldaten. Der Dauerbrenner. Kein System der Welt repariert uneinheitliche Artikelnummern.

Sonderfälle, die niemand erwähnt hat. Streckengeschäft, Kommissionsware, Seriennummern, Chargen, Pfand. Solche Themen tauchen in Woche drei auf und werfen den Plan um zwei Wochen zurück. Frag im Vorgespräch aktiv danach.

Gleichzeitig alles ändern. ERP einführen und parallel den Shop migrieren und das Lager umbauen. Jede dieser Baustellen ist einzeln machbar. Zusammen werden es drei halbfertige Projekte.

Kein Parallelbetrieb. Wer direkt umschaltet, spart eine Woche und riskiert einen Monat.

Wie wir das begleiten

Wir sind xentral Bronze Partner und machen vor jedem Onboarding dieselbe Vorprüfung: Datenqualität ansehen, Prozesse aufnehmen, Sonderfälle sammeln. Danach sagen wir, ob 30 Tage bei dir realistisch sind oder ob es eher acht Wochen werden. Lieber vorher unangenehm als hinterher.

Was danach kommt, ist genauso wichtig wie die Einführung. Ein ERP ist kein Projekt mit Enddatum, sondern ein System, das mitwächst. Schnittstellen ändern sich, Pakete ändern sich, dein Sortiment ändert sich. Deshalb koppeln wir das xentral-Onboarding an eine laufende Betreuung, statt nach dem Go-live zu verschwinden.

Wenn du noch nicht sicher bist, ob xentral überhaupt das richtige System für dich ist, schau dir erst die Übersicht zu xentral an. Und wenn du zwischen zwei Systemen schwankst, sagen wir dir im Erstgespräch offen, wenn ein anderes besser passt. Ein ERP, das nicht zum Prozess passt, wird auch mit gutem Onboarding nicht gut.