Shopware und xentral verbinden: So fließen Bestellungen, Lager und Rechnungen automatisch

Es gibt einen Moment, an dem jeder wachsende Händler vorbeikommt. Jemand sitzt vormittags da und überträgt Bestellungen aus Shopware in xentral. Von Hand. Weil es „nur zwanzig am Tag” sind und sich eine Schnittstelle angeblich noch nicht lohnt.

Zwanzig Bestellungen am Tag sind bei zwei Minuten pro Stück knapp vierzig Minuten. Jeden Tag. Über ein Jahr sind das grob überschlagen mehr als zwanzig Arbeitstage für Abtippen. Und jeder Tippfehler landet später in einer Rechnung.

Was zwischen Shop und ERP wirklich fließt

Die meisten reden über „die Schnittstelle”, als wäre das eine Leitung. Tatsächlich sind es vier Datenflüsse in zwei Richtungen, und jeder hat eigene Tücken.

Vom Shop ins ERP: Bestellungen. Jede Bestellung in Shopware wird automatisch als Auftrag in xentral angelegt, inklusive Kunde, Positionen, Zahlungsart und Versandadresse. Der offensichtliche Teil.

Vom ERP in den Shop: Bestände. Der Punkt, der Überverkäufe verhindert. Wichtig ist hier die Frequenz. Wer einmal nachts synchronisiert, verkauft tagsüber Ware, die längst weg ist.

Vom ERP in den Shop: Status und Tracking. Sobald xentral den Versand bucht, gehen Auftragsstatus und Sendungsnummer zurück in den Shop. Der Kunde sieht seinen Status selbst und ruft nicht an. Der unterschätzteste Teil der ganzen Anbindung, weil er direkt Supportaufwand spart.

Vom ERP weiter: Rechnungen und Buchhaltung. xentral erzeugt die Rechnung und übergibt die Belege an die Finanzbuchhaltung, typischerweise Richtung DATEV.

Dazu kommen je nach Setup Artikelstammdaten und Preise. Die laufen meistens vom ERP in den Shop, und genau daran entscheidet sich, wie aufwendig das Projekt wird.

Xentral Connect hat die alte Schnittstelle abgelöst

Wenn du zu diesem Thema ältere Anleitungen findest, sind sie überholt. xentral hat die Legacy-Schnittstelle für Shopware 6 zum 31. März 2026 abgeschaltet. Nachfolger ist Xentral Connect, eine Middleware, die xentral als Basis für alle künftigen Integrationen gebaut hat.

Was sich praktisch ändert: Die Synchronisation läuft über das Event-System von xentral, Änderungen werden also sofort übertragen statt in Intervallen. Es gibt ein Import- und Export-Journal, in dem du jeden Vorgang nachvollziehen kannst. Und die Konfiguration erfolgt ohne Code, die alten Smarty-Skripte entfallen.

Ein Punkt, der in der Planung gerne übersehen wird: Xentral Connect steckt laut Preisseite ab dem Business-Paket drin, das bei 649 Euro im Monat startet. Wer im Launch- oder Starter-Paket kalkuliert, sollte das prüfen, bevor er die Schnittstelle einplant. Die xentral-Preise hängen zusätzlich am Umsatz- und Versandvolumen, also lohnt ein Blick auf das eigene Cluster statt auf den Listenpreis.

Für den reinen Umstieg von Legacy auf Connect nennt xentral 30 bis 60 Minuten. Das gilt für saubere Standardsetups. Wer über Jahre Sonderlogik in Smarty-Skripten aufgebaut hat, plant realistisch mehr ein, weil diese Logik neu abgebildet werden muss.

Die Entscheidungen, die vor der Technik kommen

Die Schnittstelle ist selten das Problem. Die offenen Fragen dahinter sind es.

Welches System führt welche Daten? Die wichtigste Frage überhaupt. Artikelstamm im ERP oder im Shop? Preise im ERP oder im Shop? Kundendaten wo? Es gibt keine allgemeingültig richtige Antwort, aber es gibt eine falsche: beide. Zwei Systeme, die dieselbe Information pflegen dürfen, produzieren zuverlässig Widersprüche.

Unsere Empfehlung für die meisten Händler: Bestände und Preise gehören ins ERP, Content und Kategorien in den Shop. Artikelstammdaten kommen aus dem ERP, Beschreibungen und Bilder pflegst du im Shop, wo sie hingehören.

Wie schnell muss synchron sein? Bestände nahezu in Echtzeit, Stammdaten dürfen warten. Wer alles in Echtzeit will, zahlt dafür in Komplexität und Last, meistens ohne Nutzen.

Was passiert bei einem Fehler? Wenn eine Bestellung nicht ins ERP kommt, muss das jemand merken. Ein Journal hilft nur, wenn jemand hineinschaut. Leg fest, wer im Fehlerfall informiert wird und wie die Bestellung nachträglich landet.

Was in der Praxis schiefgeht

Drei Muster, die uns immer wieder begegnen.

Uneinheitliche Artikelnummern. Der Dauerbrenner. Im Shop steht eine Nummer mit Bindestrich, im ERP ohne. Solange Menschen das zuordnen, fällt es nicht auf. Eine Schnittstelle kann es nicht. Vor jedem Projekt gehört deshalb ein Abgleich der Stammdaten, und der ist regelmäßig aufwendiger als die Anbindung selbst.

Steuerlogik und Sonderfälle. Unterschiedliche Steuersätze, EU-Lieferungen, Kleinunternehmerregelung, Gutscheine, Teillieferungen. Diese Fälle tauchen im Test nie auf und im Echtbetrieb in der zweiten Woche. Sie gehören vorher besprochen.

Niemand ist zuständig. Eine Schnittstelle ist kein Möbelstück, das man einmal aufstellt. Shopware liefert monatlich ein Minor-Release, xentral entwickelt Connect weiter. Wenn niemand beobachtet, ob nach einem Update noch alles läuft, merkst du es an ausbleibenden Bestellungen. Deshalb gehört eine Anbindung in die laufende Betreuung und nicht in ein abgeschlossenes Projekt.

Wie wir das aufsetzen

Wir sind xentral Bronze Partner und machen vor jeder Anbindung dasselbe: erst die Datenflüsse aufmalen, dann die führenden Systeme festlegen, dann die Sonderfälle sammeln. Erst danach wird konfiguriert.

Der Teil, den Kunden am meisten unterschätzen, ist die Testphase mit echten Daten. Wir fahren die Anbindung deshalb eine Zeit lang parallel und vergleichen, bevor der manuelle Weg abgeschaltet wird. Das dauert länger und erspart die Sorte Fehler, die man erst in der Buchhaltung des Folgemonats bemerkt.

Wenn du gerade davor stehst: Die ERP-Anbindung beschreibt den Ablauf im Detail. Wenn xentral bei dir noch gar nicht steht, ist das xentral-Onboarding der richtige Einstieg, weil die Schnittstelle dann Teil der Einführung ist statt ein Nachbau. Und wenn du unsicher bist, ob xentral überhaupt das passende System für dich ist, sagen wir dir das im Erstgespräch auch, bevor du eine Lizenz buchst.