Events & Tickets | Event Buchung für Seminare und Kurse mit Warteliste

Auf einen Blick

• Kein Überbuchen: Plätze werden schon im Warenkorb reserviert
• Ausgebucht heißt nicht verloren: Warteliste mit automatischer Nachricht
• Tickets mit QR-Code gehen automatisch per E-Mail an deine Kunden
• Einlass per Smartphone im Browser, ohne Zusatz-App und ohne Admin-Login
• Terminserien in einem Schritt statt jeden Termin einzeln anzulegen

Dein Yoga-Kurs am Samstag hat zwölf Plätze. Am Freitagabend sind dreizehn verkauft, eine Teilnehmerin steht auf einer Excel-Liste, die keiner mehr findet, und am Eingang suchst du Namen auf einem Ausdruck. Das muss nicht so laufen.

Das Problem

Termine im Shop zu verkaufen, ist mit Bordmitteln Bastelarbeit. Ein Produkt je Termin, Lagerbestand als Platzzähler, Teilnehmernamen im Kommentarfeld der Bestellung. Wird ein Platz storniert, merkt es niemand, der auf diesen Platz gewartet hätte. Und für den Einlass druckst du Listen aus, statt Tickets zu prüfen.

Die Lösung

Das Plugin macht aus einem Produkt ein buchbares Event mit beliebig vielen Terminen. Kunden wählen den Termin direkt auf der Produktseite, geben im Warenkorb die Teilnehmerdaten je Ticket an und bekommen nach der Bestellung ihr PDF-Ticket mit QR-Code. Am Eingang scannst du diesen Code mit dem Smartphone. Alles bleibt in Shopware, ohne externe Dienste.

Was du davon hast

Kein Überbuchen mehr. Sobald jemand Tickets in den Warenkorb legt, hält das Plugin die Plätze für eine einstellbare Zeit fest (Standard 15 Minuten). Erst beim Bestellabschluss wird endgültig gebucht, und zwar unter Sperre. Zwei Kunden können nicht denselben letzten Platz kaufen.

Ausgebucht heißt nicht verloren. Ist ein Termin voll, tragen sich Interessenten mit ihrer E-Mail-Adresse auf die Warteliste ein und bestätigen das per Double-Opt-in. Wird ein Platz frei, bekommt der Nächste eine Nachricht, auf Wunsch mit einer zeitlich begrenzten Vorrangreservierung.

Tickets verschicken sich selbst. Ein mitgelieferter Flow erzeugt das Ticket-PDF und schickt es per E-Mail, ohne dass du etwas einrichten musst. Wenn du willst, erst nach vollständiger Bezahlung. Kunden finden ihre Tickets und Kalendereinträge zusätzlich im Kundenkonto unter „Meine Tickets“.

Einlass in Sekunden statt Listenabgleich. Die Einlass-App läuft im Browser von Smartphone oder Tablet. Du koppelst das Gerät einmal per QR-Code, ohne Admin-Login auf dem Gerät. Das Ergebnis erscheint groß und farbig: gültig, bereits eingecheckt (mit Uhrzeit), unbezahlt, storniert oder falscher Termin.

Terminpflege in einem Schritt. Ein Kurs jeden Dienstag bis Jahresende? Die Terminserie legt täglich, wöchentlich oder monatlich bis zu 500 Termine auf einmal an, Ort, Anschrift und Kontingent schon vorbelegt. Änderungen an vielen Terminen erledigst du per Massenbearbeitung.

Storno räumt selbst auf. Wird eine Bestellung abgebrochen, gibt das Plugin die Plätze frei und storniert die Tickets. Wird sie wieder geöffnet, bucht es die Plätze zurück, sofern noch welche frei sind. Ist der Termin inzwischen voll, bekommst du einen Hinweis statt einer stillen Überbuchung.

So arbeitet das Plugin

In der Administration findest du unter Kataloge den Bereich „Events & Tickets“. Dort legst du Events mit Kategorie, Bild, Beschreibung, Tags und eigener Zeitzone an und verknüpfst sie mit einem Produkt. Je Termin pflegst du Beginn, Ende, Ort, Anschrift, Kontingent und bei Bedarf eine eigene Buchungsfrist. Eigene Zusatzfelder je Event (Text, Auswahl, Datum, Telefon und mehr) fragt der Warenkorb pro Teilnehmer ab.

Auf der Produktseite erscheint die Terminauswahl im Kaufbereich, auch bei Varianten, dazu ein Tab mit der Event-Beschreibung. Freie Plätze zeigst du nicht, ungefähr oder exakt. Für Übersichtsseiten gibt es das Erlebniswelten-Element „Events“ mit den Darstellungen Karten, Liste, Liste kompakt, Slider und Kalender, auf Wunsch mit Filtern nach Kategorie, Event-Ort und Tags.

Die Teilnehmer aller Events findest du unter Bestellungen: mit Suche, Statuswechsel, extern hinzugefügten Teilnehmern und Export als CSV oder PDF. Das Ticket ist ein eigener Dokumenttyp „Event-Ticket“ im Shopware-Dokumentlayout. Datum, Uhrzeit und Ort erscheinen auf Wunsch auch auf Rechnung, Lieferschein und Gutschrift.

Typische Einsatzszenarien

• Volkshochschule oder Sprachschule: wöchentliche Kurse als Terminserie, Teilnehmerliste als PDF für die Kursleitung.
• Hofladen mit Grillseminar: zwölf Plätze, Warteliste für den nächsten Termin, Einlass mit dem Handy am Hoftor.
• Fachhändler mit Produktschulungen: Schulung an das Produkt gekoppelt, Zusatzfeld für die Firma, Event-Infos direkt auf der Rechnung für die Buchhaltung.
• Konzert oder Lesung: Tickets mit QR-Code, automatischer Versand per E-Mail, Check-in am Eingang mit zwei Geräten gleichzeitig.

Technische Fakten für deine IT

• Shopware ab 6.7.11 innerhalb der 6.7, PHP ab 8.2.
• Bei der Installation muss Shopware Composer ausführen dürfen: Die QR-Code-Bibliothek (chillerlan/php-qrcode, MIT-Lizenz) wird in diesem Moment nachinstalliert.
• Ein laufender Message-Worker wird empfohlen, wie für jeden Shopware-Shop. Ticketausstellung nach Zahlung, Wartelisten-Nachrichten und große PDF-Teilnehmerlisten laufen im Hintergrund.
• Eigene Tabellen mit dem Präfix swp_event_tickets_. Shopware-Originaltabellen bleiben unverändert.
• Das Plugin sendet keine Daten an externe Server. Die Einlass-App kommt ohne fremde Dienste aus und braucht für die Kamera HTTPS.
• Datenschutz: Double-Opt-in für die Warteliste, Geräte-Tokens gespeichert als Hash, Ratenlimits mit gehashter IP und E-Mail-Adresse. Wartelisten-Einträge vergangener Termine löscht ein geplanter Task, PDF-Exporte nach 24 Stunden, das Check-in-Protokoll nach einstellbarer Frist (Standard 90 Tage).
• Aktivierung und alle Einstellungen je Verkaufskanal. Alle Kundenfunktionen stehen auch über die Store API bereit.
• Cache: Platzzahlen und abgelaufene Termine aktualisieren sich ohne manuelles Cache-Leeren.
• Saubere Deinstallation, wahlweise mit Erhalt der Daten.

Ehrlich gesagt

Das Plugin ist kein Sitzplan-Werkzeug und kein Support-Ticket-System. Express-Checkout-Buttons auf der Produktseite und die Schnellansicht können keinen Termin übergeben, solche Positionen entfernt der Warenkorb mit Hinweis. In der Administration angelegte Bestellungen können keinen Termin wählen, dort trägst du Teilnehmer als externe Teilnehmer nach. Wenn dein Hosting bei der Plugin-Installation kein Composer zulässt, lässt sich das Plugin nicht installieren.

Häufige Fragen

Funktioniert das Plugin mit meinem Theme?

In aller Regel ja. Das Plugin erweitert die Storefront über die üblichen Template-Blöcke und ist mit dem Shopware-Standard-Theme getestet. Themes, die den Kaufbereich der Produktseite komplett ersetzen, können eine Anpassung brauchen, damit die Terminauswahl erscheint.

Brauche ich für den Einlass eine eigene App?

Nein. Die Einlass-App läuft im Browser von Smartphone oder Tablet und lässt sich auf den Startbildschirm legen. Für die Kamera braucht dein Shop HTTPS. Den Zugang für ein Gerät legst du in der Administration an und kannst ihn jederzeit widerrufen.

Was passiert, wenn ein Termin ausgebucht ist?

Interessenten tragen sich auf die Warteliste ein und bestätigen ihre E-Mail-Adresse. Wird ein Platz frei, etwa durch ein Storno oder ein höheres Kontingent, informiert das Plugin den nächsten Eintrag automatisch. Die Warteliste lässt sich je Verkaufskanal abschalten.

Kann jemand Plätze im Warenkorb blockieren?

Nur kurz. Eine Reservierung verfällt nach der eingestellten Dauer, ein Warenkorb hält höchstens die eingestellte Zahl Tickets je Termin (Standard 10), und das Hinzufügen ist pro Client begrenzt. Hinter einer gemeinsamen Firmen-IP kann diese Begrenzung in Spitzen auch echte Kunden kurz ausbremsen.

Wie steht es um den Datenschutz?

Das Plugin sendet keine Daten an externe Server, alle Daten bleiben in deiner Shopware-Datenbank. Die Warteliste arbeitet mit Double-Opt-in, Einträge vergangener Termine werden automatisch gelöscht. Ob deine Nutzung insgesamt den rechtlichen Vorgaben entspricht, klärst du bitte mit deinem Rechtsbeistand.

Was passiert bei einer Stornierung?

Wird die Bestellung abgebrochen, werden die Plätze frei und die Tickets storniert. Öffnest du sie wieder, bucht das Plugin die Plätze zurück, sofern noch genug frei sind. Sonst bleibt das Ticket storniert und du bekommst einen Hinweis.

Kann ich das Plugin nur in einem Verkaufskanal nutzen?

Ja. Das Plugin lässt sich je Verkaufskanal aktivieren und jede Einstellung je Kanal setzen. In einem abgeschalteten Kanal sind Event-Produkte nicht buchbar.

Was passiert bei der Deinstallation mit meinen Daten?

Du entscheidest beim Deinstallieren. Mit der Option zum Behalten der Daten bleiben Events, Termine und Teilnehmer erhalten. Ohne sie entfernt das Plugin alle eigenen Daten und Nummernkreise.

Was muss mein Hosting können?

Shopware muss bei der Installation Composer ausführen dürfen, weil die QR-Code-Bibliothek dabei nachinstalliert wird. Für Ticketversand und große Exporte sollte ein Message-Worker laufen, für die Kamera der Einlass-App braucht der Shop HTTPS.

Kann das Plugin auch Sitzpläne oder Support-Tickets?

Nein. Es verkauft Plätze je Termin nach Kontingent, ohne Saalplan mit nummerierten Sitzen. Mit Support-Tickets oder einem Helpdesk hat es nichts zu tun.