Bestellfreigaben und Mitarbeiterkonten in Shopware B2B

Wer B2B-Kunden beliefert, kennt das Problem: Der Einkäufer legt eine Bestellung an, aber der Abteilungsleiter muss sie genehmigen. Ohne passendes System landet dieses Abstimmungsprozedere in E-Mails, Telefonaten und manchmal fehlerhaften Bestellungen. Shopware 6 bietet für genau dieses Szenario native Werkzeuge, allerdings erst ab bestimmten Editionen und in Kombination mit den richtigen Erweiterungen. Dieser Artikel zeigt, wie das Konzept aufgebaut ist, welche Variante zu welcher Situation passt und wo die Grenzen des Bordwerkzeugs liegen.

Warum Bestellfreigaben im B2B eine andere Logik brauchen

Im Endkundengeschäft kauft eine Person für sich selbst. Im B2B-Geschäft kauft oft jemand für ein Unternehmen, mit Budgetgrenzen, internen Freigabeprozessen und mehreren Beteiligten. Das hat direkte Auswirkungen auf die technische Anforderung an den Shop:

• Mehrere Mitarbeiter eines Unternehmens sollen unter demselben Firmenkonto bestellen können.
• Bestellungen bis zu einem bestimmten Betrag gehen automatisch durch, darüber braucht es eine Genehmigung.
• Verschiedene Rollen haben unterschiedliche Berechtigungen, Produkte sehen, Warenkorb befüllen, Bestellung abschicken.
• Ein Vorgesetzter soll offene Freigaben in einer zentralen Übersicht sehen und mit einem Klick freigeben oder ablehnen.

Diese Anforderungen lassen sich in einem Standard-B2C-Shop nicht abbilden. Sie erfordern ein echtes Kontenhierarchie-Konzept, und genau das adressiert Shopware mit seinen B2B-Komponenten.

Das Grundprinzip: Firmenkonto mit Unterkonten

In Shopware 6 gibt es seit den B2B Components das Konzept des Firmenkontos. Ein Hauptkonto repräsentiert das Unternehmen. Darunter hängen Mitarbeiterkonten, die einzelne Personen abbilden. Jede Person bekommt eine Rolle mit definierten Berechtigungen.

Das Firmenkonto selbst ist das kaufmännische Subjekt: Es hat Zahlungskonditionen, Kreditlimits, Preisgruppen und Bestellhistorie. Die Mitarbeiterkonten sind technisch gesehen eigenständige Kundenkonten, aber dem Firmenkonto zugeordnet. Bestellungen, die ein Mitarbeiter aufgibt, erscheinen in der Bestellhistorie des Firmenkontos, nicht nur in seinem persönlichen Account.

Dieser Ansatz ist sauber und praxisnah. Ein Großhandelskunde hat in der Regel nicht nur einen Einkäufer, sondern vielleicht drei bis fünf Personen, die in verschiedenen Abteilungen bestellen. Ohne Firmenkonto-Struktur müssten alle denselben Login teilen, was in der Praxis immer wieder zu Problemen führt.

Rollen und Berechtigungen gezielt vergeben

Die Shopware B2B Components bringen ein Rollensystem mit. Du definierst Rollen direkt im Shop und weist sie den Mitarbeitern zu. Typische Rollen aus unserer Projekterfahrung:

• Einkäufer: Darf Produkte suchen, Warenkorb befüllen und Bestellanfragen stellen. Kann Bestellungen nicht selbst abschicken, sondern nur zur Freigabe einreichen.
• Senior-Einkäufer: Wie Einkäufer, aber mit einem eigenen Freigabelimit. Bestellungen bis 500 Euro gehen ohne weitere Genehmigung durch.
• Einkaufsleiter: Hat volles Bestellrecht, sieht alle offenen Freigabeanfragen der Teammitglieder und kann diese direkt im Shop bearbeiten.
• Buchhalter: Nur Lesezugriff auf Rechnungen und Bestellhistorie, kein Bestellrecht.

Diese Konfiguration findet im Frontend statt, also im Kundenkonto des Firmenadmins, nicht in der Shopware-Administration. Das ist ein wichtiger Punkt. Der Shopbetreiber legt das Framework fest, der Großhandelskunde verwaltet seine eigenen Mitarbeiter selbst. Das reduziert den Support-Aufwand erheblich und gibt dem Kunden die Kontrolle, die er für seine internen Prozesse braucht.

Bestellfreigaben: So läuft der Genehmigungsworkflow ab

Wenn ein Einkäufer ohne vollständiges Bestellrecht eine Bestellung anlegen will, landet diese nicht sofort beim Shop, sondern in einer internen Freigabe-Queue. Der Prozess sieht typischerweise so aus:

1. Mitarbeiter befüllt den Warenkorb und klickt auf „Bestellung zur Freigabe einreichen”.
2. Der zuständige Freigabeberechtigte erhält eine Benachrichtigung per E-Mail.
3. Der Freigabeberechtigte sieht im Kundenkonto eine Liste offener Anfragen mit Artikeln, Mengen und Gesamtbetrag.
4. Er genehmigt oder lehnt ab, mit optionaler Kommentarfunktion.
5. Bei Genehmigung wird die Bestellung sofort ausgelöst und verläuft wie jede normale Bestellung durch den Shop.

Dieser Workflow funktioniert nativ in Shopware, wenn du die B2B Components aktiviert hast. Mit der B2Bsellers Suite, einer weit verbreiteten Drittlösung, lässt sich der Prozess deutlich feingranularer konfigurieren, inklusive mehrstufiger Genehmigungen, Budgetperioden und automatischer Eskalationsregeln.

Budgets und Ausgabenlimits

Neben dem Freigabeworkflow gibt es die Möglichkeit, Mitarbeitern ein Budget zuzuweisen. Ein Mitarbeiter darf pro Monat beispielsweise maximal 2.000 Euro bestellen. Sobald das Budget ausgeschöpft ist, muss eine Sondergenehmigung erteilt werden.

In Shopware selbst ist diese Funktion im Basisumfang der B2B Components noch begrenzt. Für produktive Budgetverwaltung empfehlen wir entweder die B2Bsellers Suite oder eine individuelle Erweiterung. Aus Projekten wissen wir, dass gerade Industriezulieferer und Bürobedarf-Händler auf diese Funktion nicht verzichten wollen. Der manuelle Workaround über Telefon kostet mehr, als eine saubere technische Lösung.

Welche Shopware-Edition ist nötig?

Das ist die Frage, die in Projekten am häufigsten falsch eingeschätzt wird. Die grundlegenden B2B-Konten-Features sind in Shopware 6 nicht in der kostenlosen Community Edition enthalten. Die B2B Components sind Teil des kommerziellen Angebots. Du brauchst mindestens eine kostenpflichtige Edition, und je nach Funktionsumfang steigen die Anforderungen an die Edition weiter.

Einen aktuellen Überblick über die Editionen und was in welcher enthalten ist, findest du im Artikel Shopware 6 Editionen im Überblick. Für konkrete Lizenzkosten gilt grundsätzlich: lieber einmal bei Shopware nachfragen, weil sich Pakete und Preise regelmäßig ändern.

Die Alternative für komplexe B2B-Anforderungen ist der Einsatz von Drittlösungen wie der B2Bsellers Suite zusätzlich zur Community Edition oder einer günstigeren kommerziellen Edition. Welcher Weg wirtschaftlicher ist, hängt stark vom konkreten Funktionsumfang ab.

Praxisbeispiele aus Shopware-Projekten

Großhandel Elektro: Unser Kunde hatte rund 80 Firmenkonten mit je drei bis zehn Mitarbeitern. Jede Filiale eines Unternehmens sollte separat bestellen können, aber die Bestellungen aller Filialen sollten auf einer Monatsrechnung landen. Die Lösung: eine Hierarchie aus Firmenkonto, Standort-Unterkonten und individuellen Mitarbeiterkonten. Freigaben liefen zentral über den Einkaufsleiter der jeweiligen Firmenzentrale.

Bürobedarfshändler: Freigabelimit von 300 Euro pro Bestellung ohne Genehmigung, darüber automatische E-Mail an den zuständigen Abteilungsleiter. Dank B2Bsellers Suite konnten wir das ohne individuelle Plugin-Entwicklung umsetzen. Die Konfiguration dauerte gut einen halben Tag.

Hersteller mit Händlernetz: Hier war die Anforderung umgekehrt. Nicht der Endkunde, sondern der Händler-Betreuer beim Hersteller sollte die Bestellungen seiner Händler im Shop einsehen und teilweise auch korrigieren können. Das erforderte eine Custom-Lösung, weil die Standardfunktionen nicht für diesen umgekehrten Ansatz gebaut sind.

Häufige Fragen

Kann ein Firmenkunde seine Mitarbeiter selbst verwalten, ohne den Shopbetreiber zu kontaktieren?

Ja, das ist das Ziel des Konzepts. Der Firmenkunde hat im Kundenkonto einen eigenen Verwaltungsbereich für sein Unternehmen. Dort legt er Mitarbeiter an, vergibt Rollen und kann Zugänge auch wieder entziehen. Der Shopbetreiber muss das nicht manuell in der Administration erledigen. Das spart beiden Seiten Zeit und vermeidet Support-Anfragen für etwas, das der Kunde selbst besser einschätzen kann.

Was passiert mit einer Bestellanfrage, wenn der Freigabeberechtigte nicht reagiert?

Das hängt von der Konfiguration ab. In der Basis-Implementierung bleibt die Anfrage offen, bis jemand handelt. Mit der B2Bsellers Suite oder einer Custom-Lösung lassen sich Eskalationsregeln einrichten: Nach X Tagen wird die Anfrage an einen anderen Freigabeberechtigten weitergeleitet oder automatisch abgelehnt. Für produktive B2B-Shops empfehlen wir, diese Regeln von Anfang an zu definieren, sonst stauen sich Anfragen und Kunden wundern sich, warum ihre Bestellung nicht ankommt.

Funktionieren Bestellfreigaben auch mit dem Angebots- und Quote-Prozess?

Im Prinzip ja, aber die Integration ist nicht trivial. Ein Angebot, das ein Vertriebsmitarbeiter des Shopbetreibers erstellt hat, kann vom Einkäufer des Kunden in eine Bestellung umgewandelt werden. Ob für diese Bestellung dann noch ein interner Freigabeprozess beim Kunden anläuft, muss konfiguriert werden. In komplexen Setups haben wir das schon kombiniert, aber es braucht sorgfältige Abstimmung im Vorfeld.

Sind Mitarbeiterkonten DSGVO-relevant?

Ja. Mitarbeiterkonten enthalten personenbezogene Daten, also Namen, E-Mail-Adressen, Bestellhistorien. Du musst sicherstellen, dass diese Daten korrekt behandelt werden, inklusive der Möglichkeit zur Datenlöschung, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Shopware bringt dafür grundlegende Werkzeuge mit, aber du solltest die Abläufe im Rahmen deiner allgemeinen DSGVO-Compliance prüfen.

Weiterführende Unterstützung

Bestellfreigaben und Mitarbeiterkonten klingen überschaubar, werden in der Praxis aber schnell komplex, sobald ein Großhandelskunde nicht nur 5, sondern 50 Mitarbeiter und verschiedene Standorte hat. Wenn du denkst, dass dein B2B-Shop an diesem Punkt steht oder bald stehen wird, lohnt es sich, das Thema sauber aufzusetzen, bevor Kompromisslösungen entstehen. Im Rahmen unserer Shopware-Betreuung schauen wir uns solche Anforderungen an und empfehlen die pragmatischste Lösung, nicht die teuerste.