Angebote und Quote-Management in Shopware B2B

Im B2B-Alltag läuft ein Großteil der Umsätze nicht über einen einfachen „In den Warenkorb”-Klick, sondern über Verhandlungen. Ein Einkäufer möchte wissen, ob es bei 200 Einheiten einen anderen Preis gibt. Sein Ansprechpartner beim Lieferanten schaut nach, gibt ein Angebot ab, und erst dann fließt die Bestellung. Genau diesen Prozess bildet das Quote-Management in den Shopware B2B Components nativ ab, ohne Workarounds über E-Mail oder externe Tools.

Was ist Quote-Management und wozu braucht es das?

In klassischen B2C-Shops gibt es feste Preise. Im B2B ist das selten so. Händler, Hersteller und Großhändler kennen das Muster: Stammkunden erwarten individuelle Konditionen, große Abnahmen rechtfertigen Rabatte, manche Artikel haben saisonale Sonderpreise. Ohne ein strukturiertes Angebotssystem landet das alles in E-Mail-Threads, Excel-Listen oder Telefonnotizen.

Quote-Management löst das direkt im Shop. Der Einkäufer legt Artikel in den Warenkorb, beantragt ein Angebot, und der Verkäufer bearbeitet die Anfrage im Backend. Das Ergebnis ist ein verbindliches, zeitlich befristetes Angebot, das der Einkäufer mit einem Klick annehmen und in eine Bestellung überführen kann. Der gesamte Prozess bleibt nachvollziehbar, jede Verhandlungsrunde ist dokumentiert.

Wie der Prozess im Detail abläuft

Der Workflow folgt einem klaren Schema mit definierten Zuständen. Shopware kennt fünf Status für ein Quote: Offen, Beantwortet, Angenommen, Abgelehnt und Abgelaufen.

Aus Einkäufersicht:

• Artikel in den Warenkorb legen
• „Angebot anfragen” statt „Kaufen” wählen
• Optional: Kommentar hinzufügen, zum Beispiel zur gewünschten Menge oder Lieferfrist
• Die Anfrage geht an den Verkäufer und liegt beim Einkäufer im Kundenkonto unter „Meine Angebote”

Aus Verkäufersicht:

• Alle Anfragen erscheinen im Backend unter Bestellungen > Angebote
• Artikel können angepasst, Positionen entfernt oder hinzugefügt, Einzelpreise und Gesamtrabatte gesetzt werden
• Das bearbeitete Angebot geht zurück an den Einkäufer
• Dieser kann es annehmen, ablehnen oder eine Gegenverhandlung starten

Nimmt der Einkäufer das Angebot an, wandelt Shopware es automatisch in eine Bestellung um. Das spart doppelte Dateneingabe und verhindert Fehler.

Verhandlungsrunden und Gültigkeitsdauer

Ein häufig unterschätzter Aspekt: Das System unterstützt mehrere Verhandlungsrunden. Der Einkäufer kann ein Angebot nicht einfach annehmen, sondern zurückschicken mit eigenen Preisvorstellungen. Das ist besonders für komplexe Projekte oder Jahreskonditionen relevant, bei denen mehrere Abstimmungen normal sind.

Verkäufer können dem Angebot ein Ablaufdatum setzen. Damit lassen sich befristete Aktionspreise oder saisonale Sonderkonditionen sauber abbilden. Läuft das Datum ab ohne Reaktion, wechselt der Status automatisch auf „Abgelaufen”, und eine neue Anfrage ist nötig.

Zusammenspiel mit anderen B2B-Funktionen

Quote-Management funktioniert nicht als Einzellösung, sondern ergänzt das breitere B2B-Setup. Drei Verbindungen sind in der Praxis besonders relevant:

• Kundengruppen und individuelle Preise: Bestehende Preisstaffeln und Kundengruppen-Rabatte gelten als Ausgangsbasis. Das Angebot kann davon abweichen, was gezielte Verhandlungen für strategische Kunden ermöglicht.
• Bestellfreigaben und Mitarbeiterkonten: Wenn ein Mitarbeiter nicht selbst kaufen darf, braucht er auch nicht selbst ein Angebot anzunehmen. Das Freigabe-Workflow-System greift auch bei Angeboten.
• Staffelpreise: Staffelpreise regeln feste Mengenrabatte. Quote-Management geht einen Schritt weiter und erlaubt individuelle Verhandlungen jenseits der vorkonfigurierten Stufen.

Das macht Sinn: Staffelpreise greifen für alle Kunden automatisch, Angebote sind für die Kunden, bei denen es auf den Einzelfall ankommt.

In welchen Shopware-Editionen ist Quote-Management verfügbar?

Das ist der Punkt, der in der Praxis oft für Überraschungen sorgt. Quote-Management ist kein Feature, das in allen Shopware-Editionen enthalten ist.

Es ist ausschließlich ab der Evolve-Edition verfügbar, also der zweiten kommerziellen Stufe. Die Community Edition und die Rise-Edition bieten diese Funktion nicht. Wer Quote-Management ohne Shopware Evolve nutzen möchte, braucht eine Drittanbieter-Lösung oder ein Custom-Plugin.

Das hat Konsequenzen für die Planung: Wer heute auf Rise-Niveau startet und Quote-Management als Kernprozess benötigt, sollte von Anfang an kalkulieren, welche Editionen für das eigene Wachstum passen. Die Shopware-Editionen im Überblick helfen dabei, die Unterschiede einzuordnen.

Alternativ gibt es Lösungen wie die B2Bsellers Suite, die Quote-Funktionalität auch in niedrigeren Editionen nachrüstet und in manchen Setups wirtschaftlich attraktiver ist.

Was native Lösung, was Plugin?

Shopware liefert mit den B2B Components eine vollständig integrierte Quote-Lösung. Das bedeutet: keine Synchronisationsprobleme zwischen CRM und Shop, keine doppelten Datenpflegen, keine Kompatibilitätsfragen bei Updates.

Der Nachteil: Die nativen B2B Components sind an die kommerziellen Editionen gebunden und werden teurer, je mehr Module genutzt werden. Für Unternehmen mit weniger komplexen Anforderungen kann ein spezialisiertes Plugin günstiger sein, das genau die Angebotsfunktion liefert, ohne die volle Evolve-Lizenz zu erfordern.

Unserer Erfahrung nach rechnet sich Evolve, wenn mindestens drei der B2B-Component-Module aktiv genutzt werden. Nur für Quote-Management allein ist oft ein Plugin-Ansatz wirtschaftlicher.

Häufige Fragen

Kann ich Angebote auch ohne das Evolve-Abo nutzen?

Nativ nicht. Quote-Management ist ein Feature der Shopware B2B Components und damit an Evolve oder Beyond gebunden. Wer die Funktion auf Rise oder Community Edition braucht, kann auf Plugins aus dem Shopware Store oder auf individuelle Entwicklung setzen. Welche Lösung passt, hängt vom Verhandlungsvolumen und der Komplexität der Prozesse ab.

Was passiert mit einem Angebot nach Ablauf der Gültigkeit?

Der Status wechselt automatisch auf „Abgelaufen”. Der Einkäufer sieht das in seinem Kundenkonto und kann eine neue Anfrage stellen. Die alten Konditionen gelten dabei nicht fort. Verkäufer können auf Basis des abgelaufenen Angebots schnell ein neues erstellen, ohne von vorne anzufangen.

Kann ein Einkäufer ein Angebot nur teilweise annehmen?

In der nativen Shopware-Implementierung wird ein Angebot als Ganzes angenommen oder abgelehnt. Wer einzelne Positionen separat verhandeln möchte, kann das über die Kommentarfunktion kommunizieren. Der Verkäufer erstellt dann ein angepasstes Angebot. Granulare Teilannahmen erfordern in der Regel eine Anpassung per Plugin oder Custom-Entwicklung.

Ist Quote-Management mit dem Headless-Frontend kompatibel?

Ja. Für die Shopware Composable Frontends gibt es mit useB2bQuoteManagement eine eigene Composable, über die du die Angebotsfunktion ansprichst. Wer ein Headless-Setup oder ein Custom-Frontend nutzt, kann die Angebotsfunktion über die reguläre Store API integrieren. Das erfordert Entwicklungsaufwand, ist aber vollständig dokumentiert.

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Wenn du Quote-Management in deinem Shopware-Shop einrichten oder prüfen möchtest, ob sich Evolve für dein Setup überhaupt lohnt, schau dir unsere Shopware-Betreuung an. Wir kennen die Fallstricke aus laufenden B2B-Projekten und helfen dir, die richtige Entscheidung zu treffen, ohne unnötige Lizenzkosten.