Unternehmenssoftware für Händler: was wir mit Octibiz gebaut haben

Ein Kunde ruft an und fragt, wo seine Bestellung bleibt. Bis jemand das beantworten kann, sind drei Fenster offen: der Shop für die Bestellung, die Warenwirtschaft für den Lieferstatus, das Mailpostfach für die letzte Absprache. Der Kunde wartet, dein Mitarbeiter sucht.

Das ist keine Software-Frage. Es ist die Frage, wie oft dein Team am Tag Dinge zusammensucht, die eigentlich zusammengehören.

Ich habe zwanzig Jahre lang Schnittstellen gebaut, damit Systeme sich diese Informationen gegenseitig zuschieben. Das funktioniert, und wir machen es weiter. Irgendwann wollte ich aber wissen, wie es aussieht, wenn es gar nichts mehr zuzuschieben gibt. Daraus ist Octibiz geworden.

Was sich im Alltag ändert

Der Kunde ruft an. Dein Mitarbeiter tippt den Namen ein und sieht auf einem Bildschirm: das letzte Angebot, den Auftrag, wo die Ware steht, die offene Rechnung, das Ticket von vorletzter Woche und wer zuletzt mit ihm gesprochen hat. Kein zweites Fenster, kein Rückruf.

Vier weitere Dinge, die danach anders laufen:

• Einen Artikel pflegst du einmal. Preis, Beschreibung, Maße, Bilder. Was du änderst, gilt sofort für Angebot, Rechnung und jeden angebundenen Kanal. Niemand trägt dieselbe Änderung dreimal ein und vergisst dabei die dritte Stelle.

• Am Monatsende ziehst du eine Zahl statt vier. Umsatz, offene Posten, geleistete Stunden und Lagerwert kommen aus derselben Quelle. Der Abend, an dem jemand Tabellen aneinanderklebt, fällt weg.

• Ein neuer Kollege bekommt einen Zugang. Nicht fünf, nicht mit fünf verschiedenen Passwortregeln. Und wenn er geht, ist er mit einem Klick überall draußen.

• Der Freitagnachmittag wird ruhiger. Kaputte Verbindungen zwischen Systemen melden sich erfahrungsgemäß immer dann, wenn niemand mehr da ist. Was es nicht gibt, kann auch nicht ausfallen.

• Ein Update bleibt ein Update. Kommt später etwas dazu, schraubt dabei niemand am Kern herum. Wer schon einmal ein System geerbt hat, bei dem das anders war, weiß, was das wert ist. Dort wird jede Aktualisierung zum Projekt mit eigenem Budget.

Das ist der ganze Punkt. Nicht mehr Funktionen, sondern weniger Stellen, an denen dein Team dieselbe Information anfasst.

Was es dir nicht abnimmt

Der Teil, den ein Prospekt weglassen würde. Er entscheidet, ob das überhaupt zu dir passt.

Deinen Shop ersetzt es nicht. Shopware, Shopify und WooCommerce bleiben, wo sie sind, genauso Amazon, eBay, Otto und Kaufland. Sie werden angebunden und liefern ihre Bestellungen herein. Du wechselst also nicht das Schaufenster, sondern das, was dahinter passiert.

Deine Buchhaltung ersetzt es nicht. Gebucht wird weiter bei DATEV oder lexoffice. Octibiz bereitet auf und übergibt. Das ist eine bewusste Entscheidung, keine Lücke.

Und es räumt deine Daten nicht auf. Was heute unsauber gepflegt ist, ist es nachher auch. Dazu unten mehr, das ist der teuerste Fehler beim Umstieg.

Ab wann sich das für dich rechnet

Die Regel: Nimm deinen meistverkauften Artikel und zähl, in wie vielen Systemen du ihn pflegst. Und dann zähl, wie viele Leute bei dir wissen müssen, dass sich ein Preis geändert hat. Ab vier Systemen lohnt es sich, über das Fundament zu reden. Darunter ist eine saubere Verbindung zwischen dem, was du hast, schneller und deutlich billiger.

Rechne es einmal durch. Wenn zwei Leute bei dir je fünf Stunden pro Woche damit verbringen, Daten von einem System ins nächste zu übertragen, sind das bei 45 Arbeitswochen und 50 Euro interner Stunde 22.500 Euro im Jahr. Diese Stunden stehen auf keiner Rechnung, deshalb fallen sie nie auf. Sie sind trotzdem der größte Posten in der ganzen Betrachtung, größer als jede Lizenzgebühr.

Die Gegenanzeige: Läuft deine Warenwirtschaft und klemmt nur an einer Stelle, brauchst du kein neues Fundament, sondern genau diese eine Verbindung. Dann bauen wir dir die Anbindung an dein bestehendes System und reden gar nicht erst über einen Umstieg. Ein Systemwechsel, der ein Verbindungsproblem lösen soll, ist der teuerste Weg zum Ziel.

Der Fehler, der am meisten Geld kostet: Die Artikeldaten unbereinigt mitnehmen. In gewachsenen Beständen sind Varianten, Einheiten und Preisgruppen fast nie sauber. Heute fällt das kaum auf, weil jeder Kanal seine eigene Nachbesserung hat und jeder Mitarbeiter seine eigenen Tricks kennt. Ziehst du um, lesen plötzlich alle Kanäle dieselbe Quelle, und dieselben Fehler stehen überall gleichzeitig. Das ist ein Erfahrungswert aus unseren Migrationen, keine Erhebung. Die Bereinigung gehört vor den Umzug, sonst zahlst du sie dreifach.

Das Founding-Programm

Octibiz ist in der Beta. Das heißt: gebaut, getestet und an vielen Stellen schon nachgebessert. Was jetzt dazukommt, ist die Praxis in vielen verschiedenen Betrieben. Wer dabei sein will, kommt als Founding Partner rein: voller Funktionsumfang zum halben Preis, und dieser Preis bleibt dauerhaft. Du entscheidest mit, was als Nächstes gebaut wird, und deinen Shop, dein Versandkonto und deine Kasse richten wir gemeinsam mit dir ein. Konditionen und aktueller Stand stehen auf octibiz.com.

Was du jetzt tun kannst

Mach die Zählung, sie dauert zehn Minuten. Drei Artikel, drei Kunden: In wie vielen Systemen stehen sie, und wer muss Bescheid wissen, wenn sich etwas ändert? Die Zahl sagt dir mehr über deinen nächsten Schritt als jede Produktseite, auch mehr als diese hier.

Kommst du auf vier oder mehr, nimm dir eine Stunde mit uns. Wir gehen deine Liste durch und sagen dir ehrlich, ob dir eine Verbindung fehlt, ob deine laufende Betreuung der bessere Hebel ist oder ob sich die große Frage wirklich stellt. In den meisten Fällen ist es keine der großen Antworten, und das sagen wir dir dann auch. Termin aussuchen.